Emergency Response Fund

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Un Emergency Response Fund (ERF) o Fondo de Respuesta a Emergencias típicamente se establece con contribuciones de varios donantes de distintos gobiernos. Estos Fondos buscan ofrecer una financiación rápida y flexible a actores humanitarios entre el país (principalmente ONG) para responder a necesidades humanitarias no anticipadas. Han sido utilizados desde 1997. En algunos países, las oficinas de OCHA han desarrollado fondos adicionales con nombres distintos para fines distintos, cuál ha resultado en confusión sobre los fondos individuales.

ERF Colombia

El ERF Colombia es un fondo conjunto manejado por OCHA Colombia, que fue fundado en el año 2009.

Objetivos

Objetivo General

El objetivo principal del ERF Colombia es apoyar la respuesta rápida a situaciones de emergencia que requieran intervenciones de hasta de 6 meses a través de una intervención coordinada por parte de la comunidad humanitaria

Objetivos Específicos

  1. (Primario) Complementar y promover la respuesta humanitaria, cuando sea posible, en áreas de conflicto (en especial áreas con poca presencia institucional) y afectadas por desastres naturales (doble afectación);
  2. (Secundario) Llenar vacíos o iniciar nuevas actividades articuladas y/o contempladas dentro de planes de acción y de respuesta a situaciones de conflicto y/o desastres naturales. Una proporción pequeña del ERF puede ser usada para implementar medidas de prevención en aquellas áreas afectadas recurrentemente por desastres naturales (principalmente inundaciones). Nótese que las actividades de prevención no son el objetivo fundamental del ERF, sólo serán efectuadas cuando el CH y el Comité Técnico lo consideren esencial y como un último re‐ curso.

Perfil

El ERF responde a situaciones graves de emergencia a través de intervenciones encaminadas a preservar la vida. Así mismo, puede ser dirigido, en ciertos casos, a la adopción de medidas de prevención. El fondo pretende dar respuesta a vacíos en los planes de respuesta identificados por los equipos de terreno, los grupos temáticos del IASC o la comunidad humanitaria en general, en un periodo no mayor a 15 días hábiles. Los donantes serán invitados a financiar el fondo, que será administrado por OCHA en nombre del Coordinador Humanitario.

Tamaño y Duración de la Financiación

Los proyectos deben oscilar, preferiblemente, entre US$ 50,000 y US$ 250,000, aunque los topes son flexibles y no de carácter vinculante. Los proyectos no deben exceder los 6 meses de duración. El Comité Técnico tendrá la responsabilidad final sobre la revisión de las propuestas, y el CH la autoridad para la aprobación final de los proyectos.

Organizaciones eligibles

Agencias dentro del Sistema de Naciones Unidas y ONGs acreditadas con capacidad demostrada de implementar proyectos de asistencia humanitaria dentro del país pueden aplicar al fondo. Se recomienda que las ONGs pequeña presenten las propuestas en equipo con alguna otra organización garante. Los proyectos contemplados en las propuestas deben estar enfocados a una emergencia específica calificada como elegible para el fondo por el CH, preferiblemente dentro del marco de un plan de acción y respuesta, y en concordancia con los objetivos, principios y criterios especificados para el ERF estipulados en la Nota Conceptual y en la Sección II de estos Lineamientos Generales. Las áreas de intervención de una emergencia elegible para financiamiento a juicio del CH por parte del ERF (todas enfocadas en acciones de emergencia de acuerdo a los objetivos estable‐ cidos) son:

Proceso

Resumiendo la Sección II, Proceso de Asignación de Recursos del ERF, las necesidades causadas por una emergencia especifica serán reportadas a través de un formato estándar a OCHA por medio del mecanismo regional de coordinación IASC o, en su ausencia, por cualquier otra organización o misión, que procederá a analizar la disponibilidad de recursos. Si los recursos disponibles son insuficientes para subsanar las necesidades identificadas, la posibilidad de activar el ERF para recibir propuestas será consultada con el Coordinador Humanitario. Una vez activado el ERF, la comunidad humanitaria será notificada e invitada a enviar propuestas relacionadas con las necesidades previamente identificadas preferiblemente dentro del contexto de un plan de acción y respuesta, y en coherencia con los mecanismos regionales de coordinación del IASC existentes. En ausencia del mismo, una misión podrá ser enviada a trabajar en una propuesta a nivel local, o una organización local podrá ser la encargada de formular el plan de acción y respuesta junto con los proyectos que lo acompañen. El monto total a ser desembolsado será notificado teniendo en cuenta que se presentan unas 20 emergencias al año, así como los recursos remanentes disponibles del ERF. En el caso que se presenten emergencias de gran magnitud, los fondos del ERF pueden ser designados para responder a evaluaciones conjuntas de necesidades, y posteriormente una propuesta adicional puede ser presentada al CERF.

=Comité Técnico

El Comité Técnico hará recomendaciones con relación al financiamiento de las propuestas de proyecto. El CH sostendrá reuniones bimensuales con el Comité, OCHA proveerá apoyo técnico al Comité y manejara el proceso de financiación. Los miembros del Comité serán elegidos de acuerdo a una expresión de interés, mediante un proceso semestral de selección. Cada miembro del Comité requerirá de 2 delegados que estarán comprometidos a revisar todas las propuestas recibidas y presentar sus recomendaciones, en un periodo de no más de 2 días, a través de teleconferencias o correo electrónico.

Acuerdo Oficial

Preparado y firmado por las partes, CH/OCHA y la organización o agencia que aplica al ERF, una vez concluya el proceso de aprobación. Oficializada la aprobación, OCHA transferirá el 80% de los fondos aprobados a la cuenta bancaria de la organización. El 20% restante será desembolsado una vez se reciba el informe narrativo final y el reporte financiero del proyecto. El periodo de tiempo desde que se reciben las propuestas hasta que se hace el desem‐ bolso, no debe exceder los 15 días hábiles.

Monitoreo y evaluación

El Monitoreo y la Evaluación es la responsabilidad final de la organización que recibe los fondos del ERF. Como parte del proceso de Monitoreo y Evaluación, todos los proyectos deben ser registrados en el sistema de información de OCHA Colombia, ver [www.colombiassh.org/erf]. Para los proyectos que excedan los tres meses de duración, se re‐ quiere que los actores humanitarios a cargo de la implementación presenten un reporte parcial y uno final. OCHA consolidará los reportes en nombre del CH.

PROCESO DE ASIGNACIÓN DE RECURSOS DEL ERF

El proceso de asignación de recursos del ERF Colombia estará centralizado en el país. La idea general de la operación del ERF consiste en habilitar al CH, en tanto “líder” de la respuesta humanitaria, para tomar decisiones apropiadas, estratégicas y priorizadas. Decisiones que estarán apoyadas en el asesoramiento de las contrapartes involucradas en labores humanitarias, mediante un proceso estructurado y participativo, y reconociendo las particularidades de la situación en Colombia. El proceso de asignación de recursos del ERF es la herramienta del CH para consultar con los mecanismos de coordinación existentesii y contrapartes implementadoras en Colombia cuál es la mejor manera de asegurar el uso adecuado de los fondos del ERF.

El ERF debe ser lo suficientemente flexible para responder a desastres naturales y emergencias complejas (doble afectación) en un periodo mínimo de tiempo y en asociación con los Mecanismos de Coordinación existentes. La estructura del IASC en Colombia provee liderazgo, rendición de cuentas y coherencia con cada grupo temático a nivel regional, por medio de los mecanismos regionales de coordinación. La definición de necesidades concretas, prioridades de base e indicadores estandarizados por parte de los grupos temáticos, es de vital importancia para el buen funcionamiento del proceso de asignación de recursos. Es fundamental hacer uso de la información disponible sobre la cambiante situación humanitaria en Colombia para asegurar la asignación apropiada de los fondos del ERF. Al no haber un proceso de CAP en Colombia, los servicios de monitoreo, evaluación e información serán elementos de vital importancia a cargo de OCHA y asociados con el proceso de asignación de recursos del ERF.

Acceso al Fondo

Los fondos del ERF están destinados predominantemente para facilitar la respuesta de ONGs a emergencias, sin embargo, las propuestas también pueden ser presentadas por agencias humanitarias dentro del Sistema de Naciones Unidas. Las organizaciones, para ser consideradas como elegibles, deben demostrar que tienen la capacidad requerida para completar las actividades sugeridas, así como la acreditación ante el Gobierno Nacional, y tener una ventaja comparativa frente a otros potenciales implementadores. Una propuesta también puede tener un garante en el caso que sea presentada por una organización que sea considera adecuada, pero con información insuficiente concerniente a las capacidades para implementar los proyectos formulados. En tal caso, es la organización garante la que figura en todos los formatos de aplicación y firma el Acuerdo Final, asumiendo la responsabilidad de la implementación. El CH se reserva el derecho de pedir una evaluación de capacidadesiii de la organización que aplica a los fondos de ERF, de manera previa a la consideración de la propuesta de proyecto. Adicionalmente a los requerimientos programáticos ya mencionados, las organizaciones deben tener una cuenta bancaria, a nombre de la organización, con un número de ruta internacional.

Activación del Fondo

La financiación disponible a través del ERF será puesta a disposición de la comunidad humanitaria para atender situaciones que se consideren como emergencias, con el objetivo de crear un proceso coherente y plausible para la activación del fondo. El proceso de calificación de emergencias está diseñado para destinar los recursos limitados del ERF a las situaciones específicas donde la respuesta de emergencia es particularmente necesaria. Bajo ninguna circunstancia el ERF será activado para actividades programáticas, rutinarias o gastos de funcionamiento. En el caso particular de presentarse una emergencia de magnitud considerable, una evaluación conjunta de necesidades puede ser necesaria; los fondos del ERF también pueden ser aprobados para este propósito. Si los fondos otorgados por el ERF y otros recursos oficiales existentes no son suficientes para cubrir todos los aspectos de la emergencia, aplicar al CERF puede ser considerado como una acción complementaria. En los casos en que se hagan evaluaciones conjuntas de necesidades, todas las propuestas de proyecto deben estar basadas en necesidades identificables dentro del documento de la evaluación. Los fondos del ERF, en la ocurrencia de emergencias mayores, pueden ser usados para financiar evaluaciones conjuntas de necesidades. Dicha evaluación, también puede ser usada en el contexto de una eventual aplicación al CERF, si se considera necesario. Las aplicaciones se recibirán dentro de la semana subsecuente a la ocurrencia y posterior reconocimiento de la emergencia por parte del CH; las propuestas serán discutidas, a partir de ese momento, con los mecanismos locales de coordinación y los líderes de los grupos temáticos del sector directamente relacionado.

Teniendo en cuenta lo anteriormente mencionado, existen cuatro rutas para la activación del fondo: # El Gobierno de Colombia declara una emergencia y pide asistencia internacional ‐‐ esta eventualidad resulta en la activación automática del ERF‐‐. Sin embargo, situaciones específicas donde los fondos del ERF son requeridos, pueden seguir demandando el trabajo de focalización de recursos, por tal razón, la ruta propuesta en la Ilustración I “Proceso de Movilización de Recursos para Emergencias”, seguirá siendo utilizada para identificar prioridades de financiación.

  1. Áreas donde los mecanismos regionales de coordinación están presentes‐esta ruta utiliza or‐ ganizaciones en el terreno que participan del proceso descrito en las Ilustraciones I y II‐‐. Los reportes que identifican necesidades correspondientes a la situación en cuestión, preparados por los mecanismos regionales de coordinación, serán la base para cualquier decisión concer‐ niente a la activación del ERF. La decisión final sobre la activación del fondo se hará a discre‐ ción del CH.
  1. Áreas donde los mecanismos regionales de coordinación no están presentes‐en las áreas fue‐ ra de los departamentos o regiones donde los mecanismos regionales de coordinación operan‐‐ , o donde hay limitación al acceso de actores humanitarios, la oficina de OCHA Bogotá decidirá si la información de fuentes secundarias es suficiente, si es pertinente enviar una misión para preparar una evaluación de necesidades, o si la información existente es suficiente para dar vía libre a la activación del ERF. La decisión final sobre la activación del fondo se hará a discreción del CH.
  1. Financiación de Evaluación Conjunta de Necesidades ‐‐para emergencias de gran escala, donde pequeñas porciones de los recursos son requeridos para identificar necesidades en el terreno, el ERF puede ser activado seguido de la formulación de un proyecto de evaluación de necesi‐ dades acompañado de una justificación, debidamente documentada y presentada al Gerente del ERF, quien recomendará al CH activar o no el ERF. La decisión final sobre la activación del fondo recaerá sobre el CH, y resultará en el desembolso inmediato de los recursos requeridos para la evaluación conjunta de necesidades.

Ilustración 1 Proceso de Movilización de Recursos para Emergencias Como puede ser observado en la Ilustración I, solamente aquellos eventos humanitarios que carecen de la capacidad de respuesta adecuada para atender necesidades, califican para ser financiados por el ERF. Lo anterior está en concordancia con el fundamento con el cual fue creado el fondo: ser una herramienta para llenar vacíos en la asistencia humanitaria. En algunos casos la activación del fondo será bastante clara, mientras que en otros, un examen detallado de las necesidades, que no están siendo atendidas, será un paso importante en el proceso de decisión concerniente a la activación del fondo. En la eventual ocurrencia de catástrofes mayores, es posible que los fondos del ERF no sean suficientes para proporcionar una respuesta adecuada. Dado el caso, podría llegar a ser adecuado utilizar los fondos del ERF para realizar una gran evaluación conjunta de necesidades ligada a la aplicación a fondos provenientes del CERF.

  1. Identificación y aprobación de proyectos OCHA Colombia facilitará el análisis de las propuestas a lo largo de todo el proceso y el Gerente del ERF será el responsable de dirigir sus diferentes etapas. Este proceso, desde el momento en que la emergencia es declarada hasta el desembolso, no debe exceder los 15 días hábiles.

Ilustración 2 Proceso de aprobación de proyectos del ERF Como puede ser observado en la Ilustración 2, la fase de aprobación de proyectos empieza en el momento inmediatamente posterior a la calificación de una emergencia como elegible para ser financiada por fondos del ERF, y termina con la aprobación final por parte del Coordinador Humanitario y el desembolso de recursos desde OCHA Ginebra.

Proceso de aplicación

Inmediatamente después de la activación del ERF, un plan de acción y respuesta será preparado a nivel local. El plan de acción y respuesta contendrá un contexto general de la situación; un listado de necesidades identificadas con fuentes primarias y secundarias (basado en la meto‐ dología estándar de evaluación de necesidades); y los planes de respuesta tentativos correspon‐ dientes a cada una de las necesidades señaladas. Estos planes de acción y respuesta serán el mar‐ co para que las organizaciones que aplican a fondos del ERF, desarrollen proyectos específicos que respondan a necesidades plenamente identificadas dentro del plan. Todas las organizaciones deben apegarse a los formatos estándar del ERF al momento de enviar sus propuestas de proyecto. Cualquier alteración de estos formatos o envió de información incompleta, puede resultar en retrasos significativos de la respuesta. Las organizaciones deben asegurarse que todas las propuestas cumplan con los objetivos del ERF, tal y como están definidos por la nota conceptual aprobada.

Criterios de selección

De acuerdo a los principios estipulados y defendidos por el “Good Humanitarian Donorship Initiative”iv, el ERF debe perseguir los siguientes objetivos: Principios y Buenas Prácticas en la Donación Humanitaria:

  • Salvar vidas y/o aliviar el sufrimiento;
  • Proveer asistencia cuando sea necesario;
  • Proveer financiación adecuada, predecible y flexible;
  • Rendir cuentas y asumir las lecciones aprendidas.

En este orden de ideas, es claro que el ERF debe orientar los proyectos de acuerdo con los siguientes principios: Principios Rectores del ERF Colombia:

  • Salvar vidas y/o aliviar el sufrimiento;
  • Ser coherente con los principios de la acción humanitaria ,imparcialidad, neutralidad y humanidad;
  • Responder a necesidades plenamente identificadas (por fuentes primarias y secundarias en el terreno);
  • Responder a vacíos geográficos y sectoriales;
  • Documentar el gasto y el proceso de respuesta, tal y como fue conducido;
  • Documentar las lecciones aprendidas en todos los casos. Estos principios conllevan una serie de requisitos básicos en la formulación de todos los proyectos presentados al ERF. Las propuestas de proyecto deben demostrar cómo se perseguirán estos principios en la práctica.

Criterios para revisar y evaluar las propuestas:

  • Hasta qué punto los objetivos y enfoque del proyecto contribuyen a satisfacer necesidades humanitarias en línea con los principios del ERF Colombia;
  • La capacidad efectiva de la organización que aplica;
  • La calidad de diseño del proyecto, y el rol que cumple dentro del plan de acción y respuesta;
  • Análisis de costo‐ beneficio, por beneficiario;
  • Consideraciones de enfoque diferencial de género, VIH/SIDA y discapacitados en el diseño del proyecto.

Disposiciones de Monitoreo y Evaluación: Todos los proyectos y organizaciones implementadoras deben estar registrados en el sistema de información de OCHA. Todos los proyectos deben incluir una estrategia articulada de monitoreo y evaluación; y todas las organizaciones se comprometen a compartir los resultados de la evaluación con el CH, el Comité Técnico y OCHA cuando sea requerido. Adicionalmente a los planes de monitoreo de las organizaciones implementadoras, el CH destinará una porción de los fondos del ERF para hacer un auditoria anual de proyectos que será presentada a la Junta Asesora. La Junta Asesora también podrá sugerir y participar en evaluaciones conjuntas, solicitar opiniones de expertos, o comisionar evaluaciones externas para complementar el trabajo de las organizaciones implementadoras. Los grupos temáticos ‐‐como parte de su mandato‐‐ también podrán revisar y evaluar actividades concluidas o en proceso que estén siendo financiadas con recursos del ERF. Más información concerniente a los mecanismos de Monitoreo y Evaluación en el contexto del ERF, disponible en la Sección IV. Monitoreo y Evaluación.

Monto y condiciones

Se espera que el costo de los proyectos fluctúe en un rango entre los US$ 50,000 y US$ 250,000. Este rango de costos puede variar a discreción del CH. Dado que los fondos están destinados a cubrir vacíos sectoriales o geográficos en situaciones de emergencia, estos deben ser comprometidos a más tardar 6 meses después del desembolso. Durante este periodo de tiempo, las organizaciones deben trabajar con los donantes en el seguimiento de los fondos, si así lo consideran. Todos los aspirantes deben estar oficialmente acreditados (registrados), sean ONGs nacionales o internacionales o agencias del Sistema de Naciones Unidas. Si algún miembro de los grupos temáticos o algún otro espacio de coordinación presenta una propuesta, éste se debe excusar de hacer parte del proceso de toma de decisiones concerniente a la aprobación de dicha propuesta. El proyecto será remitido a OCHA y los demás miembros del respectivo grupo temático u otro mecanismo de coordinación existente para ser considerado. En contraste con los fondos provenientes del CERF, los cuales son sólo accesibles a las agencias del Sistema de Naciones Unidas, el ERF está enfocado particularmente en financiar ONGs; las agencias de Naciones Unidas deben recurrir a otros mecanismos de financiamientos siempre que sea posible. En ciertos casos en los que se presenten emergencias de gran magnitud, puede ser pertinente combinar los fondos provenientes de CERF y el ERF para preparar repuestas humanitarias apropiadas.

Regulaciones y restricciones financieras

Los fondos no podrán ser usados para comprar activos de capital (vehículos, IT, equipos de comunicación o de oficina), a menos que sea autorizado por el CH (en casos donde la emergencia demande un proyecto de telecomunicaciones). Aquellos activos que son intrínsecamente parte de los objetivos del proyecto (generadores, bombas de agua, provisiones de emergencia, etc.) son elegibles para ser financiados por fondos del ERF. Al término de la implementación del proyecto, los activos deben ser entregados a los beneficiarios objetivo, o a agencias del Sistema de Naciones Unidas dedicadas a actividades similares de asistencia. Las variaciones en el gasto dentro de una categoríavi del presupuesto no deben exceder el 20% del monto aprobado por el CH y enumerado en el Memorando de Entendimiento; y debe ser proporcionalmente cubierta (la variación) por la consecuente disminución de los costos en alguna otra categoría presupuestal. No puede haber variaciones en la categoría referente a los costos de personal sin la autorización expresa y por escrito del CH. Todas las variaciones presupuestales deben estar señaladas y justificadas en el informe narrativo del reporte parcial, así como en el reporte financiero. El pago de personal y gastos de renta debe estar limitado a los recursos adicionales requeridos por la organización para implementar el proyecto y la duración de las actividades. Al ser un fondo enfocado a la respuesta de emergencia, los recursos del ERF no pueden ser usados para cubrir gastos de funcionamiento o costos de personal. Los fondos del ERF no serán utilizados para cubrir viajes internacionales de personal, a menos que el personal en cuestión este dedicado 100% al proyecto que está siendo financiado. Los viajes internacionales que no estén claramente estipulados en el presupuesto de la propuesta inicial, no serán financiados. Debido al carácter humanitario de las actividades financiadas, el gobierno debe eximir a las organizaciones implementadoras de pagara aranceles de importación (o cualquier otro impuesto aduanero similar) de los productos o servicios requeridos. Todos los proyectos con duración superior a tres meses deben presentar reportes finan‐ cieros de mitad de término. El costo total del personal dedicado 100% al proyecto puede ser considerado en el presu‐ puesto del proyecto.

Los cotos del personal existente pueden ser incluidos de manera parcial en el presupuesto, si el personal en cuestión asume un rol de soporte o supervisión demostrable en referencia a las actividades del proyecto propuesto.

Los costos de auditoría pueden ser asignados al ERF; auditores del Sistema de Naciones Unidas pueden adelantar auditorias de carácter operativo y financiero a los proyectos cubiertos por el ERF.

Los costos administrativos (Progamme Support Costs) son permitidos, dentro o fuera del país, mientras no excedan el 7% del costo total del proyecto. Los formatos de presupuesto están disponibles en: [1].

Revisión y recomendaciones

Los fondos del ERF sólo serán considerados para aquellas emergencias en que el ERF haya sido activado. Acto seguido a la calificación de una emergencia como susceptible de ser financiada por fondos del ERF, los mecanismos regionales de coordinación asumirán el liderazgo en una de dos acciones: una evaluación rápida de necesidades y/o un plan de acción y respuesta. La evaluación rápida de necesidades deberá hacer uso de procedimientos estandarizados para la identificación de necesidades, y debe ser conducida en escenarios donde la información sobre necesidades sea inadecuada. En los casos donde sea necesario efectuar una evaluación rápida de necesidades, 72 horas serán sumadas al tiempo total considerado para la ejecución del proceso. El plan de acción y respuesta contendrá los proyectos que respondan a necesidades plenamente identificadas. El plan de acción y repuesta debe ser presentado junto con las propuestas de proyecto. Si bien las organizaciones implementadoras no tiene que ser necesariamente miembros de los mecanismos regionales de coordinación, deben trabajar de manera conjunta en la formulación del plan de acción y respuesta para asegurara la coherencia en el tipo de repuesta a la emergencia humanitaria. En los casos en que no exista un mecanismo regional de coordinación en el área, OCHA Bogotá, con la asesoría del Comité Técnico, decidirá qué organización asumirá la responsabilidad de preparar el plan de Acción y Respuesta para la zona donde se presenta la emergencia. El personal perteneciente a la Unidad de Gerencia del ERF puede viajar a el área afectada para formular el plan de acción y respuesta (como último recurso y en la eventualidad de que ninguna organización este en capacidad de hacerlo). Si existen otros mecanismos locales o grupos de trabajo humanitario en la zona, con los cuales no se ha trabajado previamente, se hará un esfuerzo por incorporarlos al proceso de planeación, siempre que sea posible. La Unidad de Gerencia del ERF compilará, consolidará y presentará las propuestas junto con el respectivo plan de acción y respuesta al Comité Técnico del ERF, que debe estar preparado para hacer la revisión a partir de una notificación previa de 48 horas vía correo electrónico o te‐ leconferencia. Todas las consideraciones y comentarios deberán hacer referencia a los Objetivos del ERF Colombia, los Principios Rectores y Criterios de Selección. Los comentarios de al menos 3 miembros del Comité Técnico de Revisión son necesarios antes de tomar una decisión sobre la aprobación de una propuesta de proyecto. Cualquier miembro del Comité Técnico que presente una propuesta de proyecto, deberá excusarse del proceso de votación. Debido a la necesidad de producir decisiones rápidas concernientes a los fondos del ERF, es importante tener un proceso abierto y transparente, pero al mismo tiempo flexible y eficaz. No será posible convocar reuniones para evaluar cada una de las propuestas en todos los casos, sin embargo, los Miembros del Comité se reservan el derecho de hacer solicitudes para revisar más detalladamente las propues‐ tas cuando así lo consideren, o cuando no exista otra manera de atender objeciones aparente‐ mente irreconciliables. En casos críticos donde el tiempo sea apremiante, la decisión sobre el acuerdo y aproba‐ ción puede quedar a discreción del CH.

Aprobación y desembolso

Para los proyectos que sean aprobados por el CH, OCHA Colombia y la organización que aplica firmarán un acuerdo oficial (Memorando de Entendimiento). Acto seguido, se hace la petición para la transferencia de fondos a OCHA Ginebra hacia una cuenta bancaria internacional acreditada o hacia una cuenta nacional con código de enrutamiento internacional. Después de haber recibido el contrato firmado, OCHA hará el desembolso del primer pago en los siguientes 6 días hábiles. Los desembolsos se hacen típicamente en dos pagos, el 80% al principio del proyecto y el 20% al finalizar el mismo. Previamente al desembolso del segundo pago, un reporte financiero (1 pág.) es requerido por el CH (formato en [2]). El reporte debe ser presentado en un plazo máximo de dos meses después de haber sido finalizado el proyecto. 10. Reporte final Un breve reporte de las actividades y estado financiero (2‐3 pág.) debe ser presentado a mitad de término de todos los proyectos que excedan los 3 meses. Todas las dificultades que se presenten (financieras, logísticas, de seguridad, etc.) que afecten el proyecto deben ser incluidas en el reporte o reportadas directamente a OCHA. Si el proyectó llegara a requerir una extensión, la justificación debe ser presentada con al menos dos semanas de anticipación previas a la fecha estipulada para la finalización del proyecto.

Dos meses después de haber finalizado el proyecto, las organizaciones implementadoras deben enviar al CH un reporte final que contenga lo siguiente:

  • Resultados del proyecto y su relación con los objetivos;
  • Resultados especiales que trascendieron los objetivos propuestos;
  • Porcentaje de población (desagregada por género) que recibió asistencia;
  • Total de asistencia humanitaria prestada;
  • Eventual insuficiencia de fondos y el impacto que tuvo en la implementación del proyecto;
  • Dificultades no previstas desde un principio;
  • Acciones contempladas de enfoque diferencial
  • Lecciones aprendidas
  • Reporte financiero oficial y certificado

El reporte final debe presentar una auditoria certificada de gastos, acompañado de docu‐ mentación adicional si se considera necesario. El reporte financiero debe ser presentado de acuerdo a las categorías presupuestales consideradas en el formato de propuesta. Si al finalizar el proyecto existe un residuo sobrante de recursos, debe ser devuelto a OCHA en los dos meses siguientes a la finalización del proyecto. Los reportes finales, reportes de evaluación y reportes consolidados del CH al Junta Asesora, serán publicados en internet para maximizar la transparencia del proceso. Información sobre los desembolsos y las agencias financiadas también será publicada regularmente por medio del Sistema de Seguimiento Financiero de OCHA (FTS) y otros sitios web externos. ii Estas estructuras incluyen al IASC‐CT, los IASC regionales, grupos, mesas y comités locales y departamentales, el UNETE y los grupos temáticos del IASC.

MONITOREO Y EVALUACIÓN

El Sistema de Monitoreo y Evaluación del ERF debe cumplir con dos objetivos generales:

  • Manejo de información: requerida por los puntos focales y el CH para hacer seguimiento sistemático del progreso de la respuesta humanitaria, especialmente aquellas actividades financiadas por el ERF (en tiempo real).
  • Rendición de cuentas: asegurar que la información sobre la efectividad y eficacia en el uso de recursos esté disponible para los donantes (esto puede ser publicado de manera ex post).

Variables clave en el diseño del Sistema de Monitoreo y Evaluación

El espectro de indicadores debe distinguir plenamente los indicadores de gestión de los indicadores de efectos (inputs/entradas 􀀀 procesos 􀀀 outputs/salidas 􀀀 resultados 􀀀 impacto). El factor clave está en reconocer que es mucho más fácil reportar outputs que evaluar impacto. En ambientes complejos el impacto no puede ser atribuido a un sólo proyecto en particular.

Enfoque del Sistema de Monitoreo y Evaluación

El Sistema de M&E estará enfocado en el nivel del plan de acción y respuesta (la respuesta integral a una situación de emergencia) y de los proyectos específicos (nivel granular, particular o microscópico de la respuesta). El seguimiento al plan de acción y respuesta es responsabilidad del mecanismo regional de coordinación, preferiblemente. De no existir, puede ser llevado a cabo por algún otro grupo local o misión de evaluación, así como por parte de las contrapartes imple‐ mentadoras respectivamente. El seguimiento de los proyectos es una responsabilidad individual de la organización implementadora. El nivel general de evaluación estratégica se llevará a cabo por una auditoría externa contratada con fondos del ERF. Los implementadores y gerentes necesitan información oportuna en tiempo real, mientras que los donantes por lo general sólo requieren recibir la información (rendición de cuentas) una vez concluyan las actividades.

En este sentido, el Sistema de M&E contempla:

  • Nivel de Plan de Acción y Respuesta, ex post, teniendo en cuenta el objetivo de proveer respues‐ tas efectivas e integrales a situaciones humanitarias desde la perspectiva del terreno.
  • Nivel de proyectos, reporte de outputs en tiempo real para propósitos de gestión (remitido al CH vía grupos temáticos), y ex post al finalizar los proyectos para rendir cuentas al igual que pa‐ ra propósitos de gestión.
  • Nivel estratégico, reporte de impacto, necesariamente ex post, encaminado a evaluar la utilidad del ERF, la adherencia a los principios rectores y la eficiencia en el uso de los recursos (dirección y desembolso de los fondos). El análisis de impacto se hará de manera ex-post (al finalizar el año) por razones prácticas, siguiendo una evaluación final de outputs. Los grupos temáticos del IASC y el UNETE están en plena libertad de tratar de implementar otros mecanismos para el análisis de impacto en tiempo real (fuera de las limitaciones de los fondos desembolsado del ERF), como parte de procesos más amplios de planeación acordados con el CH.

Requerimientos específicos de los reportes

  1. Los reportes del ERF deben representar una carga mínima para las organizaciones implementadoras. Una plataforma común, para el envió de reportes sectoriales, será puesta a disposición de las organizaciones por OCHA. Los grupos temáticos están libertad de pedir información adi‐ cional cuando lo consideren necesario.
  2. Los mecanismos regionales de coordinación deben presentar al CH y a la Unidad de Gerencia del ERF un análisis de impacto considerando la situación en su totalidad, sin limitarse a las ac‐ tividades financiadas con recursos del ERF.
  3. El ERF (CH y unidades de apoyo al ERF) presentará a la Junta Asesora:
  • Un reporte anual de auditoría externa sobre la contribución del ERF a la entrega efectiva de asistencia humanitaria. El reporte cubrirá cuestiones programáticas, financieras y de gestión.
  • Información financiera en tiempo real referente a los ingresos obtenidos y recursos asignados por el ERF, a nivel internacional vía el Sistema de Seguimiento Financiero de OCHA (FTS); e internamente a través del sitio web del ERF en Colombia y de los reportes acordados en los Términos de Referencia del Fondo (ver Anexos).

Estos requerimientos están relativamente armonizados con los estipulados en los sistemas de Monitoreo y Evaluación de otros fondos y mecanismos de financiación, haciendo énfasis en evaluar la capacidad del ERF para responder a emergencias específicas. Adicionalmente, se espera que la carga de trabajo para las organizaciones implementadoras no sea mucha ni afecte las labores de implementación. Se presume que las organizaciones están en plena capacidad de suministrar la información requerida (a nivel de outputs) de manera fácil y automatizada. Sin embargo, teniendo en cuenta el volumen y la naturaleza del proceso de priorización y asignación de recursos del ERF, se puede dar el caso de múltiples transferencias de recursos a las organizaciones implementadoras. Por lo tanto, las cuestiones asociadas a la carga de trabajo, y sus respectivas implicaciones, deben ser tenidas en cuenta en el diseño del marco general de la realización y presentación de reportes.

MANEJO DE INFORMACIÓN

El manejo de información es primordial para el ERF en Colombia. El proceso del ERF involucra el intercambio, consolidación y divulgación de grandes cantidades de información; al igual que comunicaciones críticas y oportunas con un gran número de partes involucradas en la ejecu‐ ción de los fondos. En consecuencia, es de vital importancia acordar sistemas y procedimientos efectivos para el manejo de todo tipo de información. Los elementos disponibles para el manejo de la información son:

  • Formatos: ‐ Minutas/reportes de reunión del ERF ‐ Principios para la elaboración de planes de acción y respuesta del ERF ‐ Herramienta para la evaluación de necesidades ‐ Propuestas de proyecto
  • SIDIH, modulo de seguimiento y monitoreo proyectos ERF ‐ Planes de acción y respuesta con necesidades plenamente identificadas e indicadores de desempeño ‐ Proyectos del ERF ‐ Asignación de recursos del ERF ‐ Sistema de Seguimiento Financiero de OCHA (FTS) El SIDIH será acondicionado para incorporar una base de datos en internet (SQL), que ser‐ virá para proveer información relacionada con el seguimiento detallado a los proyectos y el esta‐ do financiero del ERF. Disponible en www.colombiassh.org/info.
  • Sitio web para acceder a la información sobre movilización, llamamiento y planeación del ERF, seguimiento financiero y Sistema de Monitoreo y Evaluación. El sitio web ofrecerá:
    • Secciones separadas para cada elemento
    • Secciones individuales de herramientas para el procesamiento de información (princi‐ pios, formatos, líneas de tiempo, etc.)
    • Portal dentro del sitio web para publicar y compartir información entre organizaciones, administrado por los Grupos Temáticos (disponible en www.colombiassh.org/iasc).
    • Base de datos en internet con capacidad de búsqueda y filtrado de planes de acción y respuesta, con necesidades plenamente identificadas e indicadores; información sobre el desarrollo e implementación de los proyectos; asignación de recursos del ERF; y seguimiento financiero. viii

El SIDIH ya contiene información sectorial, sobre proyectos y presencia de organizaciones en el terreno, accesible a través de internet, que puede ser adaptada para suplir los requerimientos de manejo de información del ERF

Enlaces Externos